Sie möchten sich zu den zahlreichen Möglichkeiten der Förderung von Forschungsvorhaben oder den verschiedenen Mittelgebern informieren? Sie suchen Rat zur Förderfähigkeit eines Vorhabens oder benötigen Unterstützung bei der Antragserstellung? Hier finden Sie Informationen zu den Möglichkeiten der Drittmittelakquise sowie zu den entsprechenden Ansprechpartnern an der Universität Leipzig.

Papier fliegt durch die Luft
Viele Fragen? Wir helfen Ihnen weiter. Foto: Dmitry Ratushny / Unsplash

Drittmitteleinwerbung

Die Drittmittelordnung der Universität Leipzig legt fest, dass die Einwerbung von Drittmitteln laut Drittmittelordnung der Universität Leipzig nicht nur erwünscht ist, sondern zu den Dienstaufgaben des hauptberuflich tätigen wissenschaftlichen Personals der Universität gehört. Dabei regelt das Sächsische Hochschulfreiheitsgesetz in Paragraph 46 und Paragraph 49, dass Beschäftigte in der Forschung, die mindestens zu einem Viertel der regelmäßigen Arbeitszeit an der Universität Leipzig beschäftigt sind, Forschungsvorhaben an der Universität durchführen dürfen.

Der Status als Hochschulmitglied und die damit verbundene Berechtigung zur Einwerbung von Drittmitteln endet grundsätzlich mit dem Ausscheiden aus der Universität, insbesondere aus Altersgründen. Professorinnen und Professoren, die sich bereits im Ruhestand befinden, können auf Antrag an die Fakultät und mit Zustimmung des Rektorats im Einzelfall mitgliedschaftliche Rechte gewährt werden, damit Sie ein Drittmittelprojekt einwerben und betreuen können.

Das Dezernat für Forschungs- und Transferservice berät zu den zahlreichen Fördermöglichkeiten verschiedener Mittelgeber. Wir informieren Sie in einem persönlichen Gespräch zu den Förderprogrammen und Richtlinien und unterstützen Sie bei der Antragserstellung (u. a. bei der Budgeterstellung und bei inhaltlichen Fragen).

 

Das Team des Dezernats für Forschungs- und Transferservice bietet regelmäßig Informationsveranstaltungen zu den Themen Forschungsförderung, Drittmittelverwaltung und Antragsberatung an. Darüber hinaus bieten die Teams DFG und EU in Kooperation mit der Research Academy Leipzig Workshops zum Antragsschreiben an. Termine zu den Veranstaltungen finden Sie im Weiterbildungsprogramm der Universität Leipzig.

Informationen zu Fördermöglichkeiten

Wir versenden regelmäßig einen Newsletter mit der Zusammenstellung aktueller Ausschreibungen an alle Fakultäten und Abonnenten. Die Anmeldung erfolgt per E-Mail an Dr. Barbara Weiner.

Viele Mittelgeber informieren auf ihren Webseiten über ihre Förderprogramme. Häufig gibt es die Möglichkeit, einen Newsletter zu abonnieren. Für die Eigenrecherche empfiehlt sich die Nutzung der Förderdatenbank ELFI . Auf diese können Sie kostenlos aus dem Universitätsnetz zugreifen und einen eigenen Account anlegen. Liegt bereits ein Account vor, können Sie auch außerhalb des Universitätsnetzes auf die Förderdatenbank zugreifen. Des Weiteren bietet der Informationsdienst Forschung, Internationales, Transfer (FIT) eine kostenlose Auflistung aktueller Ausschreibungen im Internet. Viele Förderer, z. B. DFG, BMBF und Volkswagen Stiftung offerieren zudem ein Newsletter-Abonnement.

Antragstellung

Die Anforderungen der Drittmittelgeber an die Antragstellung unterscheiden sich. Einige Mittelgeber, wie zum Beispiel das Bundesministerium für Bildung und Forschung, verlangen, dass der Antrag von der Universität gestellt wird, weshalb die rechtsverbindliche Unterschrift der Universitätsleitung erforderlich ist (z. B. BMBF). Dies gilt auch bei Anträgen, bei denen eine Kofinanzierung aus zentralen Mitteln der Universität erforderlich ist (2.2.4 Drittmittelordnung der Universität Leipzig). Das Dezernat für Forschungs- und Transferservice leitet die entsprechenden Anträge nach der Prüfung an die Kanzlerin zur Unterzeichnung weiter. Die Projektleitung ist an der Universität Leipzig nicht zur rechtsverbindlichen Unterzeichnung solcher Anträge berechtigt. Bitte setzen Sie sich daher rechtzeitig mit Ihrem zuständigen Team der nationalen Förderung und internationalen Förderung in Verbindung.

Für Postdoktorandinnen und Postdoktoranden (inkl. Juniorprofessuren mit befristeter Anstellung) besteht die Möglichkeit, Mittel aus dem „Flexiblen Fonds“ der Universität Leipzig zu beantragen, um eigene, drittmittelfinanzierte Forschungsvorhaben zu entwickeln und die eigene wissenschaftliche Karriere zu befördern. Ziel des Flexiblen Fonds ist es, vorbereitende Aktivitäten für die Entwicklung von Anträgen zu unterstützen (zum Beispiel Zuschüsse für Recherchen, Konferenzbesuche, Hilfskräfte, Interviewtrainings, Reisekosten). Ausführliche Informationen zu den Zielen, der Beantragung von Mitteln aus dem Flexiblen Fonds sowie den Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern finden Sie in der Richtlinie für die Gewährung von Mitteln aus dem Flexiblen Fonds der Universität Leipzig.

Für die Beantragung eines Koordinierten Programmes (Sonderforschungsbereich und Graduiertenkolleg) bei der Deutschen Forschungsgemeinschaft ist der Leitfaden zum Verfahrensablauf für die Beantragung von DFG-Verbundprojekten zu beachten und einzuhalten.

Ein wesentlicher Teil jedes Drittmittelantrags ist der Finanzierungsplan. Da sich die Regularien der Mittelgeber unterscheiden, empfehlen wir für die Kalkulation des Budgets, die Unterstützung der Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner der nationalen Förderung und internationalen Förderung in Anspruch zu nehmen.

Insbesondere zu folgenden Aspekten bitten wir Sie, sich beraten zu lassen:

Personalkosten

Die Vorgaben der Mittelgeber zur Kalkulation der Personalkosten sind sehr unterschiedlich. Einige Mittelgeber arbeiten mit Pauschalsätzen, andere erwarten eine möglichst realistische Prognose der Personalausgaben. Bei einigen Mittelgebern ist die Kalkulation mit jährlichen Gehaltssteigerungen möglich, bei anderen nicht.
Bitte beachten Sie, dass Sie bei einer falschen Kalkulation Finanzierungslücken in der späteren Projektabwicklung riskieren.

Gemeinkostenpauschale/Overhead

In jedem Drittmittelprojekt kommt auch die staatlich finanzierte Grundausstattung der Universität Leipzig etwa in Form von Räumen, Geräten und Personal zum Einsatz. Viele Mittelgeber sind bereit, auch hierfür eine Finanzierung in Form einer Gemeinkosten- oder auch Overheadpauschale zur Verfügung zu stellen. Die Drittmittelordnung verpflichtet Antragstellende, bei Drittmittelanträgen sicherzustellen, dass der mögliche Overhead des jeweiligen Drittmittelgebers bzw. der jeweiligen Förderinstitution immer in vollem Umfang beantragt wird.

 

Mit Einreichung des Drittmittelantrags beim Mittelgeber müssen Sie die Leitung der Universität Leipzig ausführlich über Ihr Vorhaben informieren. Dazu reichen Sie eine sogenannte Drittmittelanzeige beim Dezernat für Forschungs- und Transferservice ein. Im Formular für die Drittmittelanzeige wird im Wesentlichen die Anbindung der Projektleiterin bzw. des Projektleiters an die Universität Leipzig abgefragt. Zudem muss belegt werden, dass die infrastrukturellen Voraussetzungen für die Durchführung des Vorhabens gegeben sind. Drittmittelprojekte an der Medizinischen Fakultät müssen im dortigen Referat Forschung angezeigt werden.

Bitte unterschreiben Sie das ausgefüllte Exemplar und lassen Sie sich danach von Ihrer Fakultät oder Ihrer Einrichtungsleitung bestätigen, dass die personellen und materiellen Voraussetzungen für die Bearbeitung des beabsichtigten Drittmittelprojekts gegeben sind. Reichen Sie im Anschluss die Drittmittelanzeige zusammen mit dem beim Förderer eingereichten Antrag/Angebot beim Dezernat für Forschungs- und Transferservice ein.

Auftragsforschung und wiss. Dienstleistungen

Unter Auftragsforschung wird grundsätzlich das wissenschaftliche Forschen im Auftrag eines privaten oder öffentlich-rechtlichen Mittelgebers (= Auftraggeber) verstanden. Das Ziel des Forschungsvorhabens wird hierbei vom Auftraggeber vorgegeben und die Rechte an den Forschungsergebnissen sind im Regelfall dem Auftraggeber vorbehalten. Darüber hinaus werden die Inhalte des Auftrages in einem Forschungs- und Entwicklungsvertrag festgehalten, der zwischen dem Auftraggeber und der Universität Leipzig geschlossen wird. Die Auftragsforschung ist in der Regel vollkosten- und umsatzsteuerpflichtig. Für weitere Informationen steht Ihnen für Auftragsforschung und wissenschaftliche Dienstleistungen Herr Dr. Dirk Wilken zur Verfügung.

Die Universität erbringt neben nicht-wirtschaftlichen Leistungen auch wirtschaftliche Leistungen (zum Beispiel Auftragsforschung). Die Universität trennt diese beiden Bereiche bezüglich Kosten und Finanzierung voneinander, um nachzuweisen, dass keine Quersubventionierung erfolgt.

Die Budgetkalkulation für Projekte im wirtschaftlichen Bereich hat somit auch eine wettbewerbsrechtliche Bedeutung. Der Unionsrahmen für staatliche Beihilfen zur Förderung von Forschung, Entwicklung und Innovation vom 27.06.2014 (2014/C 198/01) schreibt vor, dass die Auftragsvergütung mindestens die der Universität entstehenden (direkten und indirekten) Kosten deckt und eine angemessene Gewinnspanne enthält. Anderenfalls würde ein privatwirtschaftlicher Anbieter mit der gleichen Forschungsleistung regelmäßig gegen die Universität unterliegen und könnte wegen eines Wettbewerbsverstoßes gegen die Universität vorgehen. In der Folge müssen für Forschungsverträge und forschungsnahe Dienstleistungen die tatsächlichen Kosten einschließlich Gemeinkosten und Gewinn sowie Umsatzsteuer kalkuliert werden (sog. vollkostenkalkuliertes Angebot). Die Kalkulation kann durch IVMC-WEB, welches auch weiterführende Hinweise vorhält, erfolgen. Auch hier empfehlen wir für die Kalkulation des Budgets auf die Unterstützung des Forschungsservice zurückzugreifen.

 

Projektverwaltung

Für die Anlage eines Projektkontos muss eine schriftliche Zusage (Post, Fax oder E-Mail) des Drittmittelgebers in Form eines Zuwendungsbescheides vorliegen. Sofern ein Drittmittelgeber nicht durch einen Bescheid handelt, ist der Abschluss eines Forschungsvertrages (Finanzhilfevereinbarung, Zuwendungsvertrag, Kooperationsvertrag, Forschungs- und Entwicklungsauftrag oder Verträge über wissenschaftliche Dienstleistungen, siehe auch diese FAQ) erforderlich. Aus der Zusage oder dem vom Forschungs- und Transferservice geprüften Vertrag müssen mindestens Art, Umfang und Dauer sowie die Bedingungen der Förderung hervorgehen.

Sobald eine verbindliche Finanzierungszusage (Zuwendungsbescheid, Vertrag, sonstige verbindliche Zusage) und eine Drittmittelanzeige vorliegen, richtet das Dezernat für Forschungs- und Transferservice ein Projektkonto ein. Über das Projektkonto werden sämtliche Einnahmen und Ausgaben im Rahmen des Projekts verwaltet. Sie erhalten vom Dezernat für Forschungs- und Transferservice eine Mitteilung über die Projektkontoeröffnung, in der wir Ihnen wichtige Projektdaten mitteilen, insbesondere eine Projektnummer (acht- bzw. neunstellig), unter der Ihr Projekt bearbeitet wird. Bitte benutzen Sie zur Kennzeichnung in der Korrespondenz dann stets diese Projektnummer. Der Mitteilung entnehmen Sie auch die für Sie und Ihr Projekt zuständige Sachbearbeiterin im Drittmittelservice, die Ihnen von nun an für alle Fragen zur finanziellen Abwicklung Ihres Projekts zur Verfügung steht.

Für eine Abwicklung von Forschungsprojekten hat das Dezernat für Forschungs- und Transferservice Musterverträge erstellt, deren Inhalt jedoch zwischen dem jeweiligen Geldgeber und der Universität bzw. zwischen den Kooperationspartnern grundsätzlich verhandelbar ist. Bitte prüfen Sie, inwieweit Sie eines der Muster für Ihre Zwecke verwenden können. Falls der Vertragspartner Ihnen einen abweichenden Vertragsentwurf zusendet oder Änderungen an den Musterverträgen einfordert, wenden Sie sich bitte zur Prüfung frühzeitig an den Forschungsservice oder an die Juristin Theresa Schulz im Dezernat für Forschungs- und Transferservice.

Für die Weiterleitung von Projektgeldern ist ein Weiterleitungsvertrag erforderlich. Bitte setzen Sie sich dafür rechtzeitig mit dem Forschungsservice in Verbindung.

Vor Unterzeichnung des Vertrags (beispielsweise Kooperationsvertrag, Forschungs- und Entwicklungsauftrag oder Verträge über wissenschaftliche Dienstleistungen) ist die Aufstellung eines Finanzierungsplans/einer Kostenkalkulation erforderlich. Der Forschungsservice prüft diese. Nach erfolgter Abstimmung des Vertragstexts (zwischen den Kooperationspartnern bzw. Auftraggeber und dem Dezernat für Forschungs- und Transferservice) und Gegenzeichnung der Projektleitung wird der Vertrag der Kanzlerin zur Unterschrift vorgelegt. Der Projektleiter bzw. die Projektleiterin ist in der Universität Leipzig nicht zur rechtsverbindlichen Unterzeichnung derartiger Verträge berechtigt.
Spätestens nach der Unterzeichnung des Vertrags muss für die Einrichtung des Projektkontos eine Drittmittelanzeige (siehe auch diese FAQ) im Dezernat für Forschungs- und Transferservice eingereicht werden.

Die Verwaltung Ihrer Drittmittelprojekte erfolgt im Dezernat für Forschungs- und Transferservice, Drittmittelservice Sachgebiet 12, in drei Teams, die nach Mittelgebern strukturiert sind:

DFG

Philin HagemannAnja RadonSylke Tröger

Für alle Fakultäten

  • Sonderforschungsbereiche (SFB)
  • Graduiertenkollegs (GRK)

Für die Fakultät für Chemie und Mineralogie alle Zuwendungen der DFG.

Für die Theologische Fakultät, Juristenfakultät, Fakultät für Geschichte, Kunst- und Orientwissenschaften, Philologische Fakultät, Erziehungswissenschaftliche Fakultät, Fakultät für Sozialwissenschaften und Philosophie, Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät, Sportwissenschaftliche Fakultät, Fakultät für Mathematik und Informatik, Fakultät für Physik und Geowissenschaften

  • Außer SFB und GRK
 

Für die Fakultät für Lebenswissenschaften, Veterinärmedizinische Fakultät, und zentrale Einrichtungen:

  • Außer SFB und GRK
 

 

Bundesministerien und Zuwendungen des Bundesamts für Migration und Flüchtlinge

Anke PötzschKerstin Hirsch

Zuwendungen für Theologische Fakultät, Juristenfakultät, Fakultät für Geschichte, Kunst- und Orientwissenschaften, Sportwissenschaftliche Fakultät, Fakultät für Mathematik und Informatik, Fakultät für Chemie und Mineralogie, Veterinärmedizinische Fakultät, zentrale Einrichtungen (URZ, UB und iDiv)

Zuwendungen für Philologische Fakultät, Erziehungswissenschaftliche Fakultät, Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät, Fakultät für Lebenswissenschaften, Fakultät für Physik und Geowissenschaften, fakultätsübergreifende Forschungseinrichtungen

 

EU, ESF/EFRE/SMWK, Auftragsforschung, Stiftungen, DAAD, Ministerien anderer Bundesländer, sonstige Mittelgeber (z. B. Vereine)

Christiane WellnerPeggy ZiegerAnnemarie Wetzel
 
  • Auftragsforschung
  • Stiftungen
  • Ministerien anderer Bundesländer
 
 
  • ESF
  • EFRE
  • SMWK-Projekte
 
 
  • DAAD-Projekte (ohne die des Akademischen Auslandsamtes)
  • EU-Projekte
  • sonstige Mittelgeber
 

 

Die Projektleitung hat die Pflicht, alle projektrelevanten Vorgänge zu dokumentieren. Sie sollten Originale von eingeholten Vergleichsangeboten für Waren, Werke oder Dienstleistungen und daraus resultierende Vergabevermerke, Schriftverkehr mit dem Mittelgeber oder Ihr Exemplar eines Originalvertrags (beispielsweise eines Kooperationsvertrags) für eine Frist von 10 Jahren bzw. bei EU-Projekten von 25 Jahren aufbewahren, da diese bei Vor-Ort-Prüfungen durch Mittelgeber (Audits) regelmäßig vorzulegen sind.

Die Projektleitung von Drittmittelprojekten und von Ihnen autorisierte Personen erhalten einen Zugriff auf die Finanzdaten ihres Drittmittelprojektes über das IVMC-Web (Intranet) und verfügen damit über Informationen zum Stand der Einnahmen und Ausgaben (Einzelbuchungen) und der daraus resultierenden noch verfügbaren Mittel (Kontenstände).
Einen Zugang zu IVMC-Web können Sie über das dafür vorgesehene Formular beantragen. Voraussetzung für die Nutzung von IVMC-Web sind ein PC im Uni-Netz und ein Uni-Login.

Einige Mittelgeber beziehungsweise Förderformate erlauben die Abrechnung bewilligter Mittel nur nach Haushaltsjahren. In diesem Fall werden Restmittel eines Jahres nicht automatisch in das nächste Haushaltsjahr übertragen. Auskunft hierzu erteilen in der Regel die Verwendungsrichtlinien der jeweiligen Mittelgeber. Sollte das Budget eines Haushaltsjahres nicht ausgeschöpft werden können und die Möglichkeit der Mittelübertragung in das Folgejahr besteht, setzen Sie sich bitte rechtzeitig (im Regelfall bis Ende Oktober) mit der für Ihr betreffendes Projekt zuständigen Sachbearbeiterin im Drittmittelservice in Verbindung.

Auf welche Weise die bewilligten Mittel abgerufen werden müssen, hängt vom jeweiligen Mittelgeber ab. Informationen dazu werden in der Regel in den Verwendungsrichtlinien des Mittelgebers und/oder dem Zuwendungsbescheid bereitgestellt. Fragen hierzu können Sie gern an die für Ihr Projekt zuständige Sachbearbeiterin im Drittmittelservice richten. Im Folgenden finden Sie Hinweise zu den wichtigsten Mittelgebern.

Mittelgeber DFG, Bund und Stiftungen

Für die Mittelgeber DFG, Bund (BMBF etc.) und Stiftungen gilt im Allgemeinen, dass die Mittel bei Bedarf bzw. in einem bestimmten Turnus jeweils für einen festgelegten Zeitraum im Voraus mittels eines auf den Seiten der Fördermittelgeber erhältlichen Vordrucks abgerufen werden können (Mittelgeber DFG: Mittelabruf, Mittelgeber Bund: Zahlungsanforderung, Mittelgeber Stiftungen: Handhabung des Abrufs unterschiedlich). Mittel dürfen erst dann angefordert werden, wenn sie für fällige Zahlungen innerhalb des Projektes benötigt werden. Soweit diese in absehbarer Zeit nicht zweckentsprechend benötigt werden, sind die Mittel umgehend an den Mittelgeber zurück zu überweisen, da dieser sonst Zinsen für die Zeit von der Auszahlung der Mittel bis zur zweckentsprechenden Verwendung der Mittel verlangen kann (beispielsweise bei DFG-Projekten innerhalb von drei Monaten, bei Projekten mit Bundesförderung Mittelverwendung innerhalb von sechs Wochen nach Geldeingang).
Ihre zuständige Sachbearbeiterin im Drittmittelservice nimmt in Abstimmung mit der Projektleitung den Mittelabruf vor, bei Bundes- bzw. Stiftungsprojekten wird zum Teil ein Abrufplan für das gesamte Haushaltsjahr erstellt. Die Überweisung der Mittel erfolgt für die Universität Leipzig auf das Konto der Hauptkasse des Freistaates Sachsen bei der Deutschen Bundesbank. Fragen hierzu können Sie gern an die für Ihr betreffendes Projekt zuständige Drittmittelsachbearbeiterin richten.

Mittelgeber EU

Projekte, die von der EU finanziert werden, benötigen keine Mittelabrufe. Die Mittel werden auf Basis des Vertrags als Pre-Financing (Vorfinanzierung) beziehungsweise mit jedem Finanzreport überwiesen (bis max. 85 Prozent des Budgets). Die verbleibenden 15 Prozent werden im Normalfall mit dem Final Payment nach Abschluss des Projektes ausbezahlt.
Die für Ihr betreffendes Projekt zuständige Referentin bzw. zuständiger Referenten erstellt nach den Vorgaben des Mittelgebers in Abstimmung mit der Projektleitung den Financial Report und übermitteln ihn elektronisch über das Teilnehmerportal.

Mit wenigen Ausnahmen erfolgt die Mittelbereitstellung durch die Mittelgeber mit Projektbeginn bzw. auf der Grundlage der turnusgemäßen Mittelabrufe. Sollte es in Ausnahmefällen einen Zahlungsverzug oder gar eine Zahlungsverweigerung (beispielsweise bei nicht eingehaltener Berichtspflicht seitens der Projektleitung) geben und Drittmittelprojekte somit kurzzeitig keine finanzielle Deckung mehr aufweisen, wenden Sie sich bitte an die für Ihr Projekt zuständige Sachbearbeiterin im Drittmittelservice, um das weitere Vorgehen abzuklären.

Ergibt sich bei der Projektdurchführung die Notwendigkeit, die Mittel anders einzusetzen als im Bewilligungsschreiben des Mittelgebers vorgesehen, ist es – soweit die Bewilligungsbedingungen nichts anderes vorsehen – erforderlich, einen Antrag auf Umwidmung zu stellen.
Beraten Sie bitte die beabsichtigte Umwidmung vorab mit der für Ihr Projekt zuständigen Sachbearbeiterin im Drittmittelservice oder bei Horizont 2020-Projekten mit der zuständigen Referentin bzw. zuständigen Referenten. Anschließend stellen Sie – sofern erforderlich – einen Umwidmungsantrag an den Mittelgeber. Bitte informieren Sie die für Ihr Projekt zuständige Drittmittelsachbearbeiterin oder Referentin bzw. Referenten über das Ergebnis des gestellten Antrags auf Mittelumwidmung, sobald Ihnen dieses schriftlich vorliegt.

Ergibt sich bei der Projektdurchführung ein Mehrbedarf an Projektmitteln (beispielsweise wenn das Projektpersonal mit einer hohen Erfahrungsstufe eingestellt wurde), ist es abhängig vom Mittelgeber möglich, einen Aufstockungsantrag zu stellen.
Besprechen Sie die beabsichtigte Aufstockung vorab mit der für Ihr Projekt zuständigen Forschungsreferentin bzw. Forschungsreferenten. Anschließend stellen Sie mit Hilfe des Dezernats für Forschungs- und Transferservice einen Aufstockungsantrag an den Mittelgeber. Bitte beachten Sie, dass die Unterschriftsbefugnisse für Aufstockungsanträge so geregelt sind, wie beim ursprünglichen Förderantrag. Bitte informieren Sie die für Ihr Projekt zuständige Sachbearbeiterin im Drittmittelservice über das Ergebnis des Antrags auf Mittelumwidmung, sobald Ihnen dieses schriftlich vorliegt. Diese Änderungen sind Bestandteil der Projektakte und Grundlage für Budgetänderungen im Buchungssystem.

Bleiben am Ende des Abrechnungszeitraumes Mittel in Ihrem Projekt übrig, so kann abhängig vom Mittelgeber eine kostenneutrale Projektverlängerung bei diesem beantragt werden. Zur Antragsstellung informiert Sie die für Ihr Projekt zuständige Forschungsreferentin bzw. Forschungsreferenten (Forschung>Forschungsservice). Ist keine kostenneutrale Projektverlängerung möglich, werden die Mittel in der Regel durch die Universität an den Mittelgeber zurückgeführt.Bleiben am Ende des Abrechnungszeitraumes Mittel in Ihrem Projekt übrig, so kann abhängig vom Mittelgeber eine kostenneutrale Projektverlängerung bei diesem beantragt werden. Zur Antragsstellung informieren Sie die für Ihr Projekt zuständigen Forschungsreferenten. Ist keine kostenneutrale Projektverlängerung möglich, werden die Mittel in der Regel durch die Universität an den Mittelgeber zurückgeführt.

Änderungen im Projekt

Ergibt sich bei der Projektdurchführung eine notwendige Änderung in der Projektlaufzeit, ist es ggf. erforderlich, einen Antrag auf kostenneutrale Verlängerung zu stellen oder die Verlängerung zu vereinbaren. Bitte senden Sie den an den Mittelgeber gestellten Verlängerungsantrag an den für den ursprünglichen Antrag zuständigen Forschungsservice und beachten Sie, dass die Unterschriftsbefugnisse für Verlängerungsanträge ebenso geregelt sind wie beim ursprünglichen Förderantrag. Sobald Ihnen das Ergebnis des gestellten Verlängerungsantrags schriftlich vorliegt, informieren Sie die zuständige Drittmittelsachbearbeiterin, welche die Änderungen der Projektakte und der Projektstammdaten vornimmt.
Ändert sich die Laufzeit Ihres Projekts müssen Sie je nach Verwendungsrichtlinien der Projektträger/Mittelgeber im Projektbericht Stellung nehmen. Häufig sind Berichtspflichten mit Zahlungsterminen verknüpft, sodass bei nicht eingehaltener Berichtspflicht ggf. Zahlungen durch den Mittelgeber nicht erfolgen. Beantragen Sie gegebenenfalls zeitlichen Aufschub.

Wenn Sie an eine andere Universität oder Forschungseinrichtung wechseln und Ihr Drittmittelprojekt dort fortführen möchten, nehmen Sie bitte rechtzeitig Kontakt zu Ihrer zuständigen Forschungsreferentin bzw. Forschungsreferenten auf.
Sollten Sie aus Altersgründen aus der Universität ausscheiden oder sich bereits im Ruhestand befinden, können Ihnen auf Antrag und mit Zustimmung des Rektorats im Einzelfall mitgliedschaftliche Rechte gewährt werden. Sollte ein solcher Antrag nicht erfolgen oder Sie aus sonstigen Gründen aus der Universität ausscheiden, so muss das Projekt auf eine andere Projektleitung übertragen werden.

Abschluss des Projekts

Die Verwendung der Drittmittel ist für jedes Forschungsprojekt unter Angabe des jeweiligen Förderkennzeichens gegenüber dem Mittelgeber nachzuweisen. Art und Weise sowie Zeitpunkt der Finanzberichte hängen vom Mittelgeber ab. Auskunft hierzu erteilen die Verwendungsrichtlinien des Mittelgebers. Informationen erhalten Sie auch bei der für Ihr Projekt zuständigen Sachbearbeiterin im Drittmittelservice.

Verwendungsnachweis (Mittelgeber DFG, Bund und Stiftungen)

Für die Mittelgeber DFG, Bund (BMBF etc.) und Stiftungen gilt, dass Sie die Verwendung der Drittmittel jährlich nach Abschluss eines Kalenderjahres nachweisen müssen. Zudem ist nach Ablauf der in der Bewilligung vorgesehenen Laufzeit innerhalb einer vom Mittelgeber vorgegebenen Frist ein abschließender Verwendungsnachweis vorzulegen. Hierfür sind die Abrechnungsvordrucke des Mittelgebers zu verwenden. Nach Ablauf des Förderzeitraums dürfen Restmittel grundsätzlich nicht mehr in Anspruch genommen werden. Sie sind an den Mittelgeber zurück zu überweisen. Eine Ausnahme bilden Ausgaben, die in der Projektlaufzeit angefallen sind, aber erst in der Frist nach Ende der Projektlaufzeit und vor Erstellung des Nachweises gebucht werden. Diese können als Projektausgaben abgerechnet werden.
Die Erstellung der jährlichen und der abschließenden Verwendungsnachweise obliegt der Projektleitung, wobei Sie sich bei Fragen gern an die für Ihr Projekt zuständige Sachbearbeiterin im Drittmittelservice wenden können. Nach rechtsverbindlicher Unterschrift versendet die zuständige Drittmittelsachbearbeiterin den Nachweis an den betreffenden Mittelgeber.

Finanzbericht (Mittelgeber EU)

Auch für den Mittelgeber EU gilt, dass die Verwendung der Drittmittel, wie im Grant Agreement festgelegt, nach Abschluss jeder Reporting-Periode nachzuweisen ist. Eine Reporting-Periode hat in der Regel eine Länge von 18 Monaten.
Neben dem Technical Report (wissenschaftlichen Bericht) muss als Nachweis der verwendeten Mittel ein Financial Report durch die Projektleitung erstellt werden. Das Team EU und Internationales unterstützt Sie bei der Erstellung der Finanzberichts sowie bei der elektronischen Übermittlung in das Teilnehmerportal.

Bei bevorstehendem Projektende müssen alle noch ausstehenden Rechnungen innerhalb der Projektlaufzeit über den zentralen Rechnungseingang an das Dezernat für Forschungs- und Transferservice, Sachgebiet 12, zur Bearbeitung weitergeleitet werden. Darüber hinaus ist ein Statusbericht zu erstellen (Muster im IVMC-Web).
Die Schlussabrechnung fertigt das Dezernat für Forschungs- und Transferservice in Zusammenarbeit mit der Projektleitung an. Nach gegebenenfalls erforderlicher Prüfung durch die Innenrevision und rechtsverbindlicher Unterzeichnung durch die Kanzlerin erfolgt die Übersendung an den Mittelgeber durch die zuständige Sachbearbeiterin im Drittmittelservice des Dezernats für Forschungs- und Transferservice. Die Schlussabrechnung für wirtschaftliche Projekte erfolgt im Dezernat Finanzen und Personal, Sachgebiet 34 Controlling.

Das könnte Sie auch interessieren

Drittmittelservice

mehr erfahren

Nationale Förderung

mehr erfahren

Internationale Förderung

mehr erfahren
zum Seitenanfang