Stellenausschreibung vom Kennziffer: 291/2022

Die 1409 gegründete Universität Leipzig gehört zu den großen, forschungsstarken und medizinführenden Universitäten in Deutschland. Mit ihren rund 30.000 Studierenden und mehr als 5.000 Beschäftigten in 14 Fakultäten prägt sie das Leben in der pulsierenden und weltoffenen Stadt Leipzig. Die Universität Leipzig bietet ein dynamisches und international geprägtes Arbeitsumfeld sowie attraktive und vielfältige Arbeitsmöglichkeiten in Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung.

An der Stabsstelle Internationales ist, vorbehaltlich der Stellenverfügbarkeit, ab dem 1. Januar 2023 oben genannte Stelle zu besetzen.

Die Universität Leipzig unterstützt den Wissenschaftleraustausch innerhalb von bilateralen Universitätspartnerschaften und dabei die betreuenden Hochschullehrer bei der Organisation des Wissenschaftleraustausches im Rahmen von Projekten (hier insbesondere Einreisen). Dabei ist die Verwaltung und Betreuung geförderter Projekte und die Berichterstattung gegenüber Mittelgebern eine wesentliche Aufgabe. Sonderprogramme dienen der Organisation von Studienvorbereitung und Intensivprogrammen (z. B. Sommerschulen) in Deutschland.

Stellenmerkmale

  • unbefristet
  • 25 % einer Vollbeschäftigung sowie zusätzlich 25 % einer Vollbeschäftigung befristet bis zum
    31. Dezember 2024 (vorbehaltlich der Mittelbewilligung)
  • vorgesehene Vergütung: Entgeltgruppe 8 TV-L

Aufgaben

  • Beratung von externen und internen Ansprechpartner:innen zu Ein- und Ausreisemodalitäten, inklusive finanzielle Förderung, in den Projekten - kontinuierliche selbständige Abstimmung mit Projektpartnern (Hochschulen, Spracheninstituten, Studienkolleg), Verwaltungseinheiten der Universität Leipzig und ggf. mittelgebenden Einrichtungen
  • Monitoring von teilnehmenden Studierenden und Wissenschaftler:innen,
  • Erstellung von Mittelabforderungen, Umbuchungen, Finanzübersichten und -nachweisen sowie teilnehmerbezogene Rechnungslegung
  • eigenverantwortliche Planung und Umsetzung administrativer Prozesse: u.a. Erstellung von Gastvereinbarungen, Auszahlungsanordnungen, Organisation von Barauszahlungen, Finanzabgleich, Dokumentenkontrolle und -nachverfolgung, Verfassen von Arbeits- und Ablaufbeschreibungen für wiederkehrende Aufgaben
  • Nachverfolgung von Vorgängen mit beteiligenden Einheiten der Universität Leipzig (Reisekostenstelle, Drittmittelverwaltung)
  • Betreuung und Pflege von zwei Teilnehmer- und Mobilitätsdatenbanken insbesondere Anlegen neuer und Pflege bestehender Datensätze für Studierende und Wissenschaftler:innen
  • Erstellung von Statistiken zum Arbeitsgebiet

Voraussetzungen  

  • erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Fremdsprachenkorrespondent:in, Verwaltungsfachangestellte:r, Fachangestellte:r für Bürokommunikation, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Finanzwirt:in oder vergleichbarer berufsqualifizierender Abschluss oder mindestens gleichwertige einschlägige Qualifikation
  • gute Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Organisationstalent, Serviceorientierung sowie eigenverantwortliche und sorgfältige Arbeitsweise
  • nachweisbar sehr gute mündliche und schriftliche Deutsch- und Englischkenntnisse, wenn nicht muttersprachlich
  • sicherer Umgang mit einschlägiger Office-Software
  • wünschenswert wären Erfahrungen mit Datenbanksystemen
  • Kenntnisse zu Haushalts- und Reisekostenrecht, Drittmittelverwaltung sowie universitären Strukturen und Prozessen sind von Vorteil

Wir bieten

  • einen modernen Arbeitsplatz und attraktive Arbeitsbedingungen (Mobile Arbeit)
  • flexible Arbeitszeiten sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf
  • eine zielgerichtete Personalentwicklung in allen Phasen Ihres Berufslebens mit Weiterbildungsmöglichkeiten
  • eine betriebliche Altersvorsorge
  • ein vergünstigtes Personennahverkehrsticket (MDV-JobTicket)
  • ein innovatives und kollegial organisiertes Team

 

Ihre Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte mit den üblichen Unterlagen unter Angabe der Kennziffer 291/2022 bis 1. Oktober 2022 an: Universität Leipzig, Stabsstelle Internationales, Herrn Dr. Svend Poller - persönlich – Goethestr. 6, 04109 Leipzig. Vorzugsweise können Sie Ihre Bewerbung in einer PDF-Datei auch per E-Mail senden.

Bitte beachten Sie, dass Gefährdungen der Vertraulichkeit und der unbefugte Zugriff Dritter bei einer Kommunikation per unverschlüsselter E-Mail nicht ausgeschlossen werden können.

Ihre analogen Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt, bitte reichen Sie nur Kopien von Zeugnissen ein. Vorstellungskosten werden nicht übernommen.

Die Universität Leipzig strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in verantwortlicher Position an und bittet deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich um ihre Bewerbung. Bei gleicher Eignung werden schwerbehinderte Menschen oder nach SGB IX Gleichgestellte bevorzugt eingestellt.

Bewerbungsschluss:

Hinweise zum Datenschutz

Eine Bewerbung und damit die Zusendung der für eine Bewerbung üblichen Unterlagen erfolgt freiwillig. Ihre in den Bewerbungsunterlagen enthaltenen bzw. ggf. im Bewerbungsgespräch erlangten personenbezogenen Daten werden von der Universität Leipzig – hier der ausschreibenden Dienststelle – ausschließlich zum Zwecke des Auswahlverfahrens für diese hier ausgeschriebene Stelle verarbeitet und, sofern nicht im Einzelfall ausdrücklich eingewilligt wird, nicht an Dritte weitergegeben. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist § 11 Abs. 1 Sächsisches Datenschutzdurchführungsgesetz i. V. m. EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO). Verantwortlich für das Bewerbungsverfahren ist der in dieser Ausschreibung angegebene Adressat der Bewerbung.

Ihre personenbezogenen Daten werden für sechs Monate nach Beendigung des Einstellungsvorgangs gespeichert und danach gelöscht bzw. datenschutzgerecht vernichtet. Die Einwilligung kann verweigert oder mit Wirkung auf die Zukunft ohne Angabe von Gründen widerrufen werden. In diesen Fällen ist eine Bearbeitung der Bewerbung durch die Universität Leipzig und damit eine Berücksichtigung im Bewerbungsverfahren nicht oder nicht mehr möglich. Nach der DS-GVO stehen Ihnen gegenüber dem Adressaten der Bewerbung bei Vorliegen der entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu: Auskunftsrecht (Art. 15 DS-GVO), Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten (Art. 16 DS-GVO); Datenlöschung (Art. 17 DS-GVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) und Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO). Bei Fragen können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten der Universität Leipzig (dienstansässig: Augustusplatz 10, 04109 Leipzig) wenden. Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Sächsischen Datenschutzbeauftragten.