zu „Stellenausschreibungen”

Fakultät für Lebenswissenschaften

Sekretär (m/w/d)

Stellenausschreibung vom Kennziffer: 168/2023

Die 1409 gegründete Universität Leipzig gehört zu den großen, forschungsstarken und medizinführenden Universitäten in Deutschland. Mit ihren rund 30.000 Studierenden und mehr als 5.000 Beschäftigten in 14 Fakultäten prägt sie das Leben in der pulsierenden und weltoffenen Stadt Leipzig. Die Universität Leipzig bietet ein dynamisches und international geprägtes Arbeitsumfeld sowie attraktive und vielfältige Arbeitsmöglichkeiten in Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung.

An der Fakultät für Lebenswissenschaften, Institut für Psychologie, Professur für Psychologische Methodenlehre und Professur für Persönlichkeitspsychologie und Psychologische Diagnostik, ist ab dem 1. September 2023 oben genannte Stelle zu besetzen.

Stellenmerkmale

  • unbefristet
  • 75% einer Vollbeschäftigung 
  • vorgesehene Vergütung: Entgeltgruppe 6 TV-L

Aufgaben 

  • allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, insbesondere Postbearbeitung, Entgegennahme von Telefonaten, Terminkoordination, Korrespondenzführung in deutscher und englischer Sprache, Erteilung von Auskünften, selbstständige Korrespondenz bei Standardvorgängen
  • Organisation der Begutachtungsstelle: Terminabsprache mit Klient:innen, Dozierenden und Studierenden, Raumplanung, Aktenführung und Archivierung, Korrespondenz
  • Verwaltung zugewiesener Haushaltsmittel sowie von Drittmitteln
  • Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen und Rechnungen, Inventarverwaltung
  • Vorbereitung von personalrelevanten Vorgängen (Ausschreibungsverfahren, Einstellungsanträge)
  • Vorbereitung und Abrechnung von Dienstreisen, Gastvorträgen, Gastvereinbarungen
  • Vorbereitung von Hilfskraftanträgen
  • Betreuung der Homepage durch die Aktualisierung von Inhalten (deutsch und englisch)
  • Erteilung einfacher Auskünfte in Studien- und Prüfungsangelegenheiten
  • Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Prüfungen, einschließlich Raum- und Terminplanung und Prüfungseinsichten
  • Organisation von Veranstaltungen (Tagungen, Workshops, studentische Events)

Voraussetzungen 

  • abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement bzw. zur/zum Verwaltungsfachangestellte/-n oder mindestens gleichwertiger berufsqualifizierender Abschluss
  • einschlägige Berufserfahrung als Sekretär:in (idealerweise in einer wissenschaftlichen Einrichtung, z. B. in einer Arbeitsgruppe an einer Universität oder einer außeruniversitären Forschungs-einrichtung) 
  • wünschenswert sind Erfahrungen in universitätsinternen Verwaltungsabläufen 
  • wünschenswert sind Erfahrungen in der Bedienung von Studienmanagementsystemen sowie von Abrechnungs- und Bestellsystemen 
  • sicherer Umgang mit IT-Systemen und EDV-Bürotechnik (Windows-Betriebssystemumgebung, Scanner, Kopierer etc.)
  • sichere Anwendung der gängigen Office-Programme (Thunderbird, MS Office [Word, Outlook, Excel, PowerPoint]), Internetanwendungen sowie Internetrecherche
  • sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • selbständige, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise, ausgeprägtes Zeit- und Selbstmanagement, hohe Eigenmotivation, Einsatzbereitschaft und Loyalität
  • Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit, Organisationstalent, Serviceorientierung, Flexibilität

Wir bieten 

  • einen modernen Arbeitsplatz und attraktive Arbeitsbedingungen 
  • flexible Arbeitszeiten sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf
  • eine zielgerichtete Personalentwicklung in allen Phasen Ihres Berufslebens mit Weiterbildungsmöglichkeiten
  • eine betriebliche Altersvorsorge
  • ein vergünstigtes Personennahverkehrsticket (MDV-JobTicket)

Ihre Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte mit den üblichen Unterlagen unter Angabe der Kennziffer 168/2023 bis 25. Juni 2023 an: Universität Leipzig, Fakultät für Lebenswissenschaften, Herrn Dekan Professor Dr. Marc Schönwiesner, Talstraße 33, 04103 Leipzig. Gern können Sie Ihre Bewerbung in einer PDF-Datei auch per E-Mail senden. Bitte beachten Sie, dass Gefährdungen der Vertraulichkeit und der unbefugte Zugriff Dritter bei einer Kommunikation per unverschlüsselter E-Mail nicht ausgeschlossen werden können.
Ihre Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt, bitte reichen Sie nur Kopien ein. Vorstellungskosten werden nicht übernommen.
Die Universität Leipzig strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in verantwortlicher Position an und bittet deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich um ihre Bewerbung. Bei gleicher Eignung werden schwerbehinderte Menschen oder ihnen nach SGB IX Gleichgestellte bevorzugt eingestellt.

Bewerbungsschluss:

Hinweise zum Datenschutz

Eine Bewerbung und damit die Zusendung der für eine Bewerbung üblichen Unterlagen erfolgt freiwillig. Ihre in den Bewerbungsunterlagen enthaltenen bzw. ggf. im Bewerbungsgespräch erlangten personenbezogenen Daten werden von der Universität Leipzig – hier der ausschreibenden Dienststelle – ausschließlich zum Zwecke des Auswahlverfahrens für diese hier ausgeschriebene Stelle verarbeitet und, sofern nicht im Einzelfall ausdrücklich eingewilligt wird, nicht an Dritte weitergegeben. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist § 11 Abs. 1 Sächsisches Datenschutzdurchführungsgesetz i. V. m. EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO). Verantwortlich für das Bewerbungsverfahren ist der in dieser Ausschreibung angegebene Adressat der Bewerbung.

Ihre personenbezogenen Daten werden für sechs Monate nach Beendigung des Einstellungsvorgangs gespeichert und danach gelöscht bzw. datenschutzgerecht vernichtet. Die Einwilligung kann verweigert oder mit Wirkung auf die Zukunft ohne Angabe von Gründen widerrufen werden. In diesen Fällen ist eine Bearbeitung der Bewerbung durch die Universität Leipzig und damit eine Berücksichtigung im Bewerbungsverfahren nicht oder nicht mehr möglich. Nach der DS-GVO stehen Ihnen gegenüber dem Adressaten der Bewerbung bei Vorliegen der entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu: Auskunftsrecht (Art. 15 DS-GVO), Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten (Art. 16 DS-GVO); Datenlöschung (Art. 17 DS-GVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) und Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO). Bei Fragen können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten der Universität Leipzig (dienstansässig: Augustusplatz 10, 04109 Leipzig) wenden. Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Sächsischen Datenschutzbeauftragten.