Was bedeutet das? Die Arbeit der Universität, Ihrer Fakultäten, zentralen Einrichtungen und Verwaltung ist auf notwendige Funktionen reduziert, Arbeiten werden soweit wie möglich von zu Hause aus erledigt, Labore sind auf Basisfunktionen reduziert, der Zugang zu Universitätsgebäuden wurde eingeschränkt, jeglicher Publikumsverkehr, auch in Universitätsbibliothek und Mensen wurde eingestellt. Fakultäten und Zentrale Einrichtungen sichern den Minimalbetrieb eigenverantwortlich ab und gewährleisten die Zusammenarbeit mit der Universitätsverwaltung und dem Rektorat durch Vor-Ort-Personal für unerlässliche Aufgaben.
Mitarbeiter und Vorgesetzte bleiben über ihre untereinander vereinbarten Kanäle in Kontakt. Alle Beschäftigten müssen telefonisch oder per E-Mail erreichbar sein, damit ihnen im Bedarfsfall Aufgaben zugeteilt werden können. Beschäftigte mit betriebsnotwendigen Aufgaben, sei es in Verwaltung oder Labor, werden im Fall einer staatlich verordneten Ausgangsregelung eine Sondergenehmigung erhalten.
Um die auch weiterhin anfallenden Aufgaben möglichst zeitnah zu erledigen und in einiger Zeit den Normalbetrieb gut wieder aufnehmen zu können, bitte ich Sie, soweit möglich, von zu Hause aus zu arbeiten. Auch Ihre Ideen zur sinnvollen Nutzung der vorliegenden Zeit sind willkommen. Mailen Sie gerne Vorschläge für Fortbildungen u. ä. ; organisieren Sie sich mit anderen, bleiben Sie aktiv! Nutzen Sie für Fragen die zentrale E-Mail-Adresse.
Dies gilt für alle zentralen und dezentralen Strukturen der Universität. Für die Medizinische Fakultät regelt deren Krisenstab das Vorgehen.
Alle Gehälter (Entgelt und Besoldung) werden vertragsgemäß weitergezahlt.
Mein besonderer Dank gilt allen, die durch Versorgung der Tiere und anderer lebender Organismen, der Labore, der Gebäude sowie durch die Fortführung notwendiger administrativer Vorgänge hier vor Ort Ihre Pflichten erfüllen.
Meine Bitte an Sie lautet: Informieren Sie sich kontinuierlich, am besten zweimal pro Tag, auf unserer Internetseite, die ständig aktualisiert wird. Und schauen Sie auch regelmäßig in Ihr Uni-Leipzig-Mailpostfach.
Am Ende dieser E-Mail finden Sie eine Übersicht über die Dienste, um deren Aufrechterhaltung Rektorat, Krisenstab und Dezernate bemüht sind und die relevanten Kontakte.
Zugleich erlaubt uns dieses Krisenmanagement, Lehre und Forschung so gut wie möglich fortzuführen. Wenn ich Ihnen eines versprechen kann, dann dies: Im Rektorat und im Krisenstab tun wir alles dafür, dass der Universitätsbetrieb im „stand by“ funktioniert und wir zugleich unseren Beitrag leisten, damit sich die Ausbreitung des Coronavirus verlangsamt.
Für den Fall von Quarantäne und Erkrankung gilt: Alle Studierenden und Beschäftigten der Universität sind verpflichtet, an corona(at)uni-leipzig.de und bei Beschäftigten zusätzlich an ihre direkte Vorgesetzte bzw. ihren direkten Vorgesetzten zu melden, wenn bei ihnen eine Corona-Infektion festgestellt wird oder Sie vom Gesundheitsamt in Quarantäne geschickt werden.
In jedem Fall gilt: Bleiben Sie besonnen.
Ich danke allen, die sich in dieser nur gemeinsam zu meisternden Krise so engagiert für unsere Alma mater Lipsiensis einsetzen! Es geht weiter, für uns alle. Wir üben uns jeden Tag in Hygiene, stärken unsere Resilienz und arbeiten von der Vorbereitung des virtuellen Sommersemesters bis zu Fortbildungen an der Kontinuität unserer Universität.
Ihre Rektorin
Prof. Dr. med. Beate A. Schücking
Funktionen im Minimalbetrieb
Dezernat 1: Forschung und Transfer:
Das Dezernat 1 befindet sich zum größeren Teil im Home Office und arbeitet mit stark reduzierten Mitarbeiterstab auch vor Ort weiter. Laufende Vorgänge werden regulär weitergeführt, Termine eingehalten, Mittelabforderungen weiterhin veranlasst.
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind ebenfalls per Email erreichbar, sodass das Dezernat seinen Service, außer persönliche Beratungen und Veranstaltungen, weitestgehend anbieten kann. Die Kontaktaufnahme sollte bitte ausschließlich per E-Mail und möglichst direkt an die jeweils zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfolgen. Bitte wenden Sie sich mit Ihrem Anliegen gern auch direkt an die zuständigen Leitungen der Sachgebiete, die Ihre Anfrage dann an die einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weiterleiten.
Darüber hinaus können Sie das Dezernat 1 auch über die Funktionsadresse kontaktieren.
Die Research Academy (Villa Tillmanns) ist für den Publikumsverkehr und für alle Veranstaltungen geschlossen.
Dezernat 2: Akademische Verwaltung
SG 21 Akademische Angelegenheiten: Das Sachgebiet 21 bietet alle Dienstleistungen, die auf digitalem Wege möglich sind, weiterhin an. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind über ihre dienstlichen E-Mail-Adressen erreichbar. Auch über die im Internet angegebene Mailadressen für
- die Geschäftsstelle des Senates
- die Geschäftsstelle des Hochschulrates
- das Wahlamt
- den Arbeitsbereich Deutschlandstipendien
- den Arbeitsbereich Promotionsstipendien/Doktorandenförderplätze
kann weiterhin Kontakt aufgenommen werden.
SG 22 Studentensekretariat: Die Dienste des Studentensekretariats werden ausschließlich per E-Mail angeboten.
Die Bearbeitung von postalisch eingereichten Unterlagen ist nicht möglich. Alle Anträge und Unterlagen sind als Scan per Mail einzureichen. Auf die Einreichung von beglaubigte Kopien wird zunächst verzichtet. In besonders dringenden Fälle ist eine telefonische Beratung der Studierenden möglich, sofern ein Erstkontakt über E-Mail erfolgt. Die sich im Homeoffice befindenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden die Studierenden zurückrufen.
Eine Rückmeldung und die Bezahlung des Semesterbeitrages sind nur noch über das AlmaWeb-Portal möglich.
Der Servicepoint der UniCard muss geschlossen werden. Die Ausstellung von Folgekarten bei Beschädigung oder Kartenverlust ist nicht möglich. Der Mitteldeutsche Verkehrsverbund (MDV) wird darüber informiert, dass aktuell keine UniCard ausgestellt werden kann und den Studierenden nur eine aktuelle Immatrikulationsbescheinigung zur Verfügung gestellt wird.
Die Validierung der UniCard ist derzeit nur im Eingangsbereich der Goethestraße 6 möglich.
SG 23 Akademisches Auslandsamt: Das Akademische Auslandsamt bietet seine Dienstleistungen weiterhin, jedoch ausschließlich digital (Informationen auf den Internetseiten und per E-Mail) an. Dabei gilt folgende Priorisierungsregel: Vorgänge, die unmittelbaren Lösungsbedarf in der Zeit des Ruhens des Präsenzbetriebes erfordern und unmittelbar Menschen betreffen, werden vorrangig behandelt. Dazu zählen vor allem folgende Dienstleistungen:
- Studienorganisation (internationale Studierende und Promovierende)
- Information von Studierenden und Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter der Universität Leipzig, die derzeit im Ausland sind oder einen Austausch planten
- Information und Betreuung von internationalen Gastwissenschaftlerinnen und -wissenschaftlern
Dabei wird aufgrund der dynamischen Lage die Aufgabenpallette regelmäßig angepasst werden müssen.
Vorgänge, deren Lösung nach dem 4. Mai 2020 liegen kann und Vorgänge, die übergeordneten Zielen dienen (Evaluationen u. ä.), sind nachrangig.
SG 24 Zentrale Studienberatung und Career Service: Die Zentrale Studienberatung und der Career Service bieten alle Dienstleistungen, die auf digitalem Wege möglich sind, weiterhin an. Alle Fragen, die folgende Themen betreffen, können Sie an die Zentrale Studienberatung richten.
- Zentrale Studienberatung
E-Mail schreiben - Lehramtsberatung
E-Mail schreiben
- Fragen, zur Bewerbung und Immatrikulation, Beurlaubung
- Fragen von Studieninteressierten zu Studiengängen
- Fragen von Studierenden, die sich auf die Themen Hochschulwechsel, Studiengangwechsel, allgemein schwierige/herausfordernde Situationen im Studium beziehen
Alle Fragen, die folgende Themen betreffen, können Sie per E-Mail an den Career Service richten.
- Fragen zum Berufseinstieg
- Übergang Schule-Hochschule
- Anfragen von Arbeitgebern, die Praktikums- und Jobangebote für Studierende offerieren (Themen für den Career Service)
Es ist folgendermaßen geregelt: Nach telefonischer Kontaktaufnahme stehen alle Studienberaterinnen und Mitarbeiterinnen des Career Service für persönliche Beratungsgespräche (per Telefon oder Skype) zur Verfügung. Diese werden individuell vereinbart.
SG 25 Wissenschaftliche Weiterbildung: Die Wissenschaftliche Weiterbildung bietet alle Dienstleistungen, die auf digitalem Wege möglich sind, weiterhin an. Hierzu zählen die Annahmen telefonischer Anfragen, das Beantworten von E-Mail-Nachrichten und Bereitstellen von Informationen auf der Homepage der Universität Leipzig.
Neben der Erreichbarkeit der Mitarbeiterinnen über ihre dienstlichen E-Mail-Adressen ist das Sachgebiet noch über die allgemeinen E-Mail-Adressen erreichbar.
- Seniorenakademie
E-Mail schreiben - Weiterbildung
E-Mail schreiben
SG 26 Studienkoordination: Die Beschäftigten des Sachgebiets 26: Studienkoordination arbeiten im Homeoffice und sind per E-Mail erreichbar. Telefonische Rücksprache kann vereinbart werden, entweder per E-Mail an die Studienkoordination oder durch direkte Kontaktaufnahme per E-Mail mit den einzelnen Ansprechpartnern.
Übergeordnetes Ziel ist die Sicherstellung der Online-Moduleinschreibung bzw. Online-Lehrveranstaltungseinschreibung zwischen 23. März 2020 (Montag) und 5. April 2020 (Sonntag). Alle Systeme sind vorbereitet und getestet. Gemeinsam mit dem URZ und den Studienbüros wird die rechtzeitige Übergabe der Teilnehmerlisten an die Lehrenden vorbereitet, um die Einrichtung zusätzlicher digitaler Lehrangebote zu ermöglichen.
Dezernat 3: Personal
Das Dezernat 3 strebt einen Mindestbetrieb in allen Aufgabenbereichen an, allerdings im Ergebnis mit erheblich verlängerten Bearbeitungszeiten. Dies dient auch der Verringerung eines ohnehin anstehenden Rückstaus.
Es wird gebeten, alle Anfragen an die Funktionsmailadresse und nachrichtlich an den/die jeweiligen Sachbearbeiter/in zu richten und auf dringliche Angelegenheiten zu beschränken. Insbesondere Weiterbeschäftigungs- und Einstellanträge müssen (parallel) auch im Original per Post übermittelt werden.
Bei der Priorisierung von Aufgaben sollen insbesondere Weiterbeschäftigungen abgesichert und Berufungsverfahren weiter bearbeitet werden. Ohne dass die Benennung einer fixen Bearbeitungsfrist möglich ist, sollen auch Einstellanträge so schnell wie möglich bearbeitet werden. Zurückstehen müssen u. a. Arbeitszeiterhöhungen oder eingruppierungsrelevante Einzelmaßnahmen.
Dezernat 4: Bau und Technik
Das Dezernat 4 arbeitet mit einem reduzierten Mitarbeiterstab weiter. Eine Erreichbarkeit besteht weiterhin über die bekannten Email-Adressen und
Telefonnummern.
Die Dispatcherzentrale ist weiterhin 24h besetzt und unter der Rufnummer 34333 zu erreichen.
Kontrollgänge durch eigenes Personal und Sicherheitsdienste werden im Rahmen der Möglichkeiten durchgeführt.
Das Dezernat 4 bereitet die Schließung der meisten Gebäude für Besucherinnen und Besucher bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung der Arbeitsfähigkeit für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor. Dies wird nicht überall und vollumfänglich möglich sein (z. B. Veterinärmedizinische Fakultät, LVG Oberholz), da Grundversorgungen aufrechterhalten werden müssen.
Dezernat 5: Finanzen
Das Dezernat 5 arbeitet mit einem reduzierten Mitarbeiterstab weiter. Die vorliegenden und eingehende auszahlungsfähige Rechnungen sowie Mahnungen werden bearbeitet.
Die Zahlstelle bleibt ist bis auf Weiteres ab dem 23. März 2020 geschlossen. Alle Geldannahmestellen sind aufgefordert, ihre Bargeldbestände bei der Sparkasse einzuzahlen.
Begonnene Beschaffungsvorgänge werden weitergeführt und die Terminkette eingehalten. Neue Bestellungen werden nicht bearbeitet.
Erforderliche Einstellungsbestätigungen können nur eingeschränkt und nach Abstimmung mit der Projektverwaltung vorgenommen werden.
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind per Email erreichbar, sodass das Dezernat seine Dienste, außer persönliche Beratungen und Veranstaltungen, weitestgehend anbieten kann. Die Kontaktaufnahme sollte bitte ausschließlich per E-Mail und möglichst direkt an die jeweils zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfolgen (die Zuständigkeiten und E-Mail-Adressen finden Sie auf den Webseiten der Sachgebiete). Wenn keine direkte Ansprechperson auszumachen ist, können E-Mails an die nachfolgenden Adressen geschickt werden.
- Dezernat 5
E-Mail schreiben - Sachgebiet 51
E-Mail schreiben
Controlling
E-Mail schreiben - Sachgebiet 52
E-Mail schreiben
Projektverwaltung
E-Mail schreiben - Sachgebiet 53
E-Mail schreiben
Justitiariat
Das Justitiariat ist weiterhin arbeitsfähig (teilweise im Home Office) und über justitiariat@zv.uni-leipzig.de erreichbar.
Innenrevision
Die Innenrevision ist per Email erreichbar. Derzeit sind Arbeiten nur begrenzt möglich, die Einsichtnahme in Belege oder die Nutzung technischer Systeme (HIS, ELVI, IVMC) voraussetzen.
Zentrales Berichtswesen
Die Stabsstelle Zentrales Berichtswesen ist im Home Office erreichbar. Bitte kontaktieren Sie uns per E-Mail persönlich und gleichzeitig, für den
Krankheitsfall, auch über die Funktionsadresse.
E-Mail schreiben
Umweltschutz und Arbeitssicherheit
Die Stabsstelle Umweltschutz und Arbeitssicherheit arbeitet mit einem reduzierten Mitarbeiterstab weiter und ist per Telefon und E-Mail weiterhin erreichbar.
Die Stabstelle übernimmt weiterhin insbesondere folgende Aufgaben:
- Organisation der Entsorgung gefährlicher Abfälle, falls in den Einrichtungen weitergearbeitet wird. In der kommenden Woche ist kurzfristig keine Entsorgungsfahrt möglich, die Einrichtungen konnten sich leider nicht mehr mit Behältern bevorraten.
- Bearbeitung Unfallmeldungen soweit möglich (Einholung Unterschriften)
- Aufgaben Strahlenschutzbevollmächtigte, falls in den Einrichtungen weitergearbeitet wird
- Schriftverkehr nach Gentechnikgesetz (Anlagenerweiterungen, Projektleiter/BBS-Wechsel, Mitteilungen nach Gentechnikgesetz)
Universitätsrechenzentrum
Im URZ befinden sich viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Home Office. Bitte wenden Sie sich bei Problemen und Fragen per E-Mail an den Servicedesk.
Weitere Informationen zu Diensten und Erreichbarkeit finden Sie online.
Nach aktuellem Stand können bis auf die PC-Pools alle Dienste weiter genutzt werden. Wir arbeiten an der Aufrechterhaltung der Dienste auch unter der zu erwartenden hohen Last. Um für den weiteren Verlauf gerüstet zu sein, werden derzeit neue Dienste zur Unterstützung von Home Office und E-Learning aufgebaut.
Stabsstelle für Universitätskommunikation
Erreichbarkeit (E-Mail, Skype, Umleitung Diensttelefon, Hotline) regulär gegeben, im Bedarfsfall auch am Wochenende.
Aufgabenfelder aktuell: Krisenkommunikation, Medienarbeit und Projektarbeit, vor allem Relaunch
Hotline: +49 341 97-3 8888
Rektorat/Krisenstab
Das Rektorat ist erreichbar, und arbeitet teils virtuell, teils vor Ort. Der Krisenstab tagt nach Bedarf per Skype.