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Sehr geehrte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, liebe Kolleginnen und Kollegen, im Nachgang meiner letzten Mitarbeiter-Rundmail mit arbeitsrechtlichen Hinweisen für die gegenwärtige Situation haben sich einige Beschäftigte mit Fragen an die Verwaltung gewandt. Auch der Krisenstab der Universität hat sich in seiner letzten Sitzung mit den aktuellen Regelungen zur Arbeitszeit beschäftigt und Anpassungsbedarf diskutiert.

Gern möchte ich Sie über die folgenden Neuregelungen und Erläuterungen informieren:

1. Home-Office und Arbeitszeiterfassung

Die derzeitige Praxis ist im Lichte der aktuellen Erfahrungen anzupassen. Dabei spielen folgende Faktoren eine Rolle:

  • Förderung von Home-Office wegen der politischen Vorgabe der Reduzierung vermeidbarer Kontakte zur Reduzierung von Ansteckungsrisiken
  • Reduzierung eines nur schwer leistbaren Verwaltungsaufwandes
  • Förderung der Vereinbarkeit von Aufgabenerfüllung und Kinderbetreuung.

Unter Berücksichtigung dieser Gesichtspunkte werden folgende neue Festlegungen getroffen:

Bei wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeitern und Personen mit feststehender Arbeitszeit erfolgte schon bisher keine Arbeitszeiterfassung im Home-Office. Zukünftig wird dies bei Inanspruchnahme von Home-Office auch für Beschäftigte gelten, die der Gleitzeit unterliegen. Während der gesamten Geltungsdauer einer individuellen Home-Office-Vereinbarung entfällt für die betreffenden Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter die Arbeitszeiterfassung. Stattdessen wird die Sollarbeitszeit pro Tag (z. B. 8 Stunden bei Vollbeschäftigten) gutgeschrieben. Dies gilt für den gesamten Zeitraum der Home-Office-Vereinbarung, unabhängig davon, ob an dem jeweiligen Tag die Arbeit ganz oder teilweise im Home-Office oder in der Dienststätte erbracht wird. Es ist daher in diesem Zeitraum täglich die Sollarbeitszeit zu erbringen und ein Aufbau von Zeitguthaben ist nicht möglich. An die Stelle der Zeiterfassung tritt eine stichwortartige Dokumentation der an dem jeweiligen Tag ausgeübten Tätigkeiten, die dem unmittelbaren Vorgesetzten vorzulegen ist. Die Home-Office-Vereinbarung bedarf einer verantwortungsbewussten Abstimmung der Aufgaben zwischen der bzw. dem Vorgesetzten und der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter.

Mit dem Verzicht auf die Zeiterfassung ist keine bezahlte teilweise Freistellung von der Erbringung der Arbeitsleistung verbunden, sondern es wird lediglich unterstellt, dass die jeweils geschuldete Arbeitszeit (ggf. flexibel über den Tag verteilt) erbracht wird. Dementsprechend bleibt die Festlegung von Erreichbarkeitszeiten ebenso vorgesehen wie die Erforderlichkeit der Genehmigung durch den Vorgesetzten. Auch sind Abwesenheiten während des Home-Office (z. B. wegen Krankheit) auch weiterhin wie bisher anzuzeigen.

Die Durchführung von Home-Office ist auch weiterhin in einer Home-Office-Vereinbarung individuell mit der bzw. dem Beschäftigten zu regeln. Die
Vereinbarung muss in jedem Fall den Zeitraum konkret bezeichnen, in dem die Arbeitsleistung im Home-Office erfolgen kann. Damit für den betreffenden Zeitraum eine Gutschrift der täglichen Sollarbeitszeit erfolgen kann, ist ein Exemplar der Vereinbarung an das Dezernat 3 Personal, Frau Evelyn Jilo, zu übermitteln.

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Für Arbeitszeiten von Präsenzbeschäftigten verbleibt es bei der üblichen Zeiterfassung und damit auch bei der Option, Zeitguthaben aufzubauen.

Weiterhin bleibt für alle Beschäftigten die Möglichkeit erhalten, Arbeitszeitausgleich oder maximal 10 Tage Freistellung zur erforderlichen
Kinderbetreuung in Anspruch zu nehmen. Wird während des Home-Office Arbeitszeitausgleich beantragt, kann die Genehmigung durch die Vorgesetzte bzw. den Vorgesetzten auch mittels digitaler Unterschrift erfolgen.

Die Aussetzung der Arbeitszeiterfassung im Zusammenhang mit Home-Office gilt ab dem Tag nach Veröffentlichung dieser Mitarbeiter-Rundmail.

2. Arbeitszeitausgleich

Derzeit kann Arbeitszeitausgleich auch im Umfang von mehr als zwei vollen Arbeitstagen pro Kalendermonat gewährt werden. Dafür ist nicht erforderlich, dass entsprechendes Zeitguthaben vorhanden ist. Insgesamt dürfen hierdurch bis zu 80 Minusstunden angesammelt werden. Sie sind bis spätestens 31. Dezember 2020 auszugleichen. Über die Gewährung des Arbeitszeitausgleichs entscheidet der unmittelbare Vorgesetzte.

3. Präsenzzeit/Funktionszeit

Auch während der derzeitigen Aussetzung der Funktionszeit und Mindestpräsenzzeit ist die bzw. der unmittelbare Vorgesetzte durch die Beschäftigte bzw. den Beschäftigten über An- und Abwesenheit zumindest in Kenntnis zu setzen.

4. Samstagsarbeit

Es ist zulässig, am Samstag bis 13 Uhr Arbeitsleistung zu erbringen. Dies muss durch die unmittelbare Vorgesetzte bzw. den unmittelbaren Vorgesetzten genehmigt worden sein. Beschäftigte, die der Gleitzeit unterliegen, müssen sich im Fall der Samstagsarbeit wie üblich ein- und ausbuchen und anschließend einen Korrekturbeleg einreichen.

5. Freistellung nach § 29 TV-L

Die Freistellung zur Kinderbetreuung im Umfang von maximal zehn Arbeitstagen wegen Schließung einer Kita oder Schule ist mit dem Formular für Urlaubsanträge bei der bzw. dem unmittelbaren Vorgesetzten zu beantragen. Dabei ist die Option „Bezahlte Freistellung“ anzukreuzen und in der vorgesehenen Leerzeile der Grund anzugeben (hier: § 29 TV-L - Kinderbetreuung wegen Schul- oder Kitaschließung). Sollte  die bzw. der Beschäftigte nicht vor Ort sein (z. B. wegen Home-Office oder Krankheit), kann die Freistellung zunächst formlos bei der bzw. dem unmittelbaren Vorgesetzten beantragt werden, jedoch muss das Antragsformular schnellstmöglich nachgereicht werden. Dem Arbeitgeber verbleibt bei der Entscheidung über die Gewährung der Freistellung ein Ermessen, so dass die Freistellung in jedem Fall mit der bzw. dem Vorgesetzten abgesprochen werden muss.

6. Urlaub

Grundsätzlich ist der den Beschäftigten zustehende Urlaub im Lauf des Kalenderjahres zu nehmen. Über eine Rücknahme bereits genehmigten Urlaubs entscheidet die bzw. der unmittelbare Vorgesetzte.

Ich bitte Sie herzlich um Verständnis für die oben genannten Regelungen und hoffe, dass Ihnen die Hinweise bei der Bewältigung der gegenwärtigen Situation helfen.

Passen Sie auf sich auf und bleiben Sie gesund!

Mit freundlichen Grüßen, Ihre Birgit Dräger