Die seit 18. Juni 2020 festgelegte Übergangsphase mit Flexibilisierungsmöglichkeiten für ein Arbeiten im Homeoffice endet zum 31. Oktober 2020. Sie geht nahtlos in eine Genehmigungspraxis auf der Grundlage einer Dienstvereinbarung zur Mobilen Arbeit mit pandemiebedingten Erweiterungen über.
ARBEITSSITUATION ab 1. November 2020
1. Inkrafttreten der Dienstvereinbarung zur Mobilen Arbeit
Am 1. November 2020 tritt die Dienstvereinbarung Mobile Arbeit an der Universität Leipzig (DVMA) in Kraft. Damit endet die coronabedingte Übergangsregelung zum Homeoffice. Die Dienstvereinbarung gilt zunächst zur Erprobung für einen Zeitraum von zwei Jahren und ist im Intranet auf der Homepage des Dezernats 3 Personal abrufbar:
Mit der DVMA wurden Regelungen geschaffen, die es dem nichtwissenschaftlichen Personal und auf Antrag auch dem vom Personalrat vertretenen wissenschaftlichen Personal (zum Beispiel SHK, WHK, WMA) auch jenseits einer Pandemiesituation erlauben, unter bestimmten Voraussetzungen Mobile Arbeit mit dem Verantwortlichen in der Einrichtung zu vereinbaren, und zwar im Umfang von maximal 40 Prozent der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit. Mobile Arbeit verlangt keinen Telearbeitsplatz und ermöglicht nicht nur Homeoffice. Vielmehr kann die/der Beschäftigte die geschuldete Arbeitsleistung – wie mit dem Arbeitgeber vorher schriftlich vereinbart – an irgendeinem Arbeitsort außerhalb der Universität Leipzig erbringen. Mobile Arbeit kann für die Dauer von bis zu einem Jahr vereinbart werden. Die Möglichkeit der Verlängerung besteht.
Bitte verwenden Sie für die Beantragung und den Abschluss der Vereinbarung von Mobiler Arbeit das Antragsformular (Anlage 1 der DVMA) und die Mustervereinbarung (Anlage 2 der DVMA). Sie finden alle Formulare auf der Homepage des Dezernat 3 Personal im Intranet.
Bitte beachten Sie, dass die Regelungen dieser Dienstvereinbarung pandemiebedingt bis vorerst zum 28. Februar 2021 durch die Sonderregelungen zur Mobilen Arbeit modifiziert werden.
2. Coronabedingte Sonderregelungen zur Mobilen Arbeit im Zeitraum vom 1. November 2020 bis 28. Februar 2021
Für das nichtwissenschaftliche Personal gilt:
Mobile Arbeit kann in Abhängigkeit von der jeweiligen Farbe der Corona-Ampel der Universität Leipzig auch über den in der Dienstvereinbarung zur Mobilen Arbeit geregelten Maximalumfang hinaus individuell vereinbart und innerhalb des oben genannt Zeitraums durchgeführt werden.
GRÜN und GELB (7-Tage-Inzidenz bis 34)
Es wird regelmäßig in Anwesenheit am Arbeitsplatz gearbeitet, während das Mobile Arbeiten die Ausnahme bilden soll. Die Ausnahmesituationen, die eine vollständige oder teilweise Mobile Arbeit im Umfang von mehr als 40 Prozent der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit verlangen, sind:
- besondere gesundheitliche Anforderungen, zum Beispiel infolge Risikogruppenzugehörigkeit nach RKI
- schwierige Betreuungssituationen für Angehörige in der Pflege, in den Betreuungseinrichtungen und Schulen/Hort
- Arbeitsplätze in den Büros, für die die Abstandsregeln gemäß Hygieneschutzkonzept nicht eingehalten werden können.
Im Einzelfall kann es weitere Ausnahmen geben, die dem Arbeiten vor Ort entgegenstehen. Wenden Sie sich bei Unsicherheiten bitte zuerst an Ihre Vorgesetzten. Zuständig für die Entscheidung ist die jeweilige Leitung der Einrichtung. Die Entscheidungsbefugnis kann auf den unmittelbaren Vorgesetzten delegiert werden.
ORANGE (7-Tage-Inzidenz 35-49)
Mobiles Arbeiten im Umfang von mehr als 40 Prozent der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit soll nicht nur in Ausnahmesituationen von der/dem Vorgesetzten gewährt werden. In diesem Fall wird empfohlen, für kürzere Zeiträume Mobile Arbeit zu vereinbaren, um reagieren können, falls die Corona-Ampel auf Rot oder zurück auf Gelb oder Grün springt. Nutzen Sie hierfür bitte das von der DVMA abweichende Antragsformular und die Mustervereinbarung im Intranet auf der Seite des Dezernats 3 Personal (Link wie oben angegeben).
ROT (7-Tage-Inzidenz >50)
Mobiles Arbeiten ist durch die Dienstvorgesetzten grundsätzlich zu gewähren, Präsenz kann nur im Ausnahmefall verlangt werden. Auch in diesem Fall wird empfohlen, für kürzere Zeiträume Mobile Arbeit zu vereinbaren, um reagieren können, falls die Corona-Ampel auf Rot oder zurück auf Gelb oder Grün springt. Nutzen Sie hierfür bitte das von der DVMA abweichende Antragsformular und die Mustervereinbarung im Intranet auf der Seite des Dezernats 3 Personal (Link wie oben angegeben).
Für das wissenschaftliche Personal gilt:
Das wissenschaftliche Personal hat entweder die Möglichkeit, die Teilnahme an der Dienstvereinbarung Mobile Arbeit zu vereinbaren, oder, unabhängig von der Dienstvereinbarung, Mobile Arbeit unter Berücksichtigung des Corona-Ampelsystems der Universität Leipzig zu vereinbaren. Bitte nutzen Sie in letzterem Fall das Musterformular für zukünftige Vereinbarungen von coronabedingter Mobiler Arbeit für das wissenschaftliche Personal, das Sie ebenfalls auf der Homepage des Dezernats 3 Personal finden.
3. Ansprechpartner
Zur Beantwortung von Fragen zur Mobilen Arbeit wird Frau Dr. Anders, Leiterin des Dezernats Personal am 27.10.2020 von 10:00 bis 11:30 Uhr und am 28.10.2020 von 15:00 bis 16:30 Uhr eine Online-Sprechstunde anbieten, in der Fragen beantwortet und für die FAQ aufgenommen werden.
- Link zur Besprechung am 27.10. von 10:00 bis 11:30 Uhr
- Link zur Besprechung am 28.10. von 15:00 bis 16:30 Uhr
Zudem finden Sie FAQ zur Mobilen Arbeit, die regelmäßig ergänzt werden, auf der Homepage des Dezernats 3 Personal im Intranet. Zusätzlich stehen Ihnen im Dezernat 3 Personal der Sachgebietsleiter des SG 31, Herr Dr. Alexander Ciesek (Tel.: 33003, E-Mail: alexander.ciesek(at)zv.uni-leipzig.de) und seine Mitarbeiterin Frau Anke Lindner (Tel.: 33015, E-Mail: anke.lindner(at)zv.uni-leipzig.de) bei Problemen im Zusammenhang mit Mobiler Arbeit gern als Ansprechpartner zur Verfügung.
REGELUNGEN ZUR ARBEITSZEIT
In der Zeit vom 1. November 2020 bis 28. Februar 2021 gilt:
Bei feststehender Arbeitszeit und Gleitzeit:
Mit Genehmigung der/des Vorgesetzten kann die Arbeitsleistung auch samstags bis 13:00 Uhr erbracht werden, allerdings nicht an Feiertagen.
Bei Gleitzeit:
- Es ist ein Arbeitszeitausgleich für mehr als zwei Tage pro Monat möglich.
- Es sind Zeitschulden von bis zu 80 Stunden am Monatsende bei Vollzeitbeschäftigten zulässig, bei Teilzeitbeschäftigten weniger (entsprechend dem Verhältnis der Teilzeitbeschäftigung zum Vollzeitäquivalent).
- Die Funktions- und Mindestpräsenzzeiten bleiben ausgesetzt.
Weitere Regelungen, insbesondere zur Software-Buchung bei Mobiler Arbeit und zum Umgang mit Zeitschulden am Jahresende enthält die MA-Rundmail der Dezernentin Personal an alle Gleitzeitbeschäftigten vom 19.10.2020.
DIENSTREISEN
Für Dienstreisen gelten bis auf Weiteres folgende Regelungen:
Die Dekaninnen und Dekane und die Leiterinnen und Leiter der Einrichtungen dürfen generell Dienstreisen in Deutschland anordnen.
Auch Dienstreisen außerhalb Deutschlands sind in Einzelfällen zulässig. Die Entscheidung über das Vorliegen eines Ausnahmefalls und die Anordnungsbefugnis bleibt in diesen Fällen weiterhin der Rektorin vorbehalten.
Alle Dienstreisen sollen auch weiterhin verantwortungsvoll, mit Augenmaß und nur bei dringender Notwendigkeit durchgeführt werden. Sofern eine Erledigung des Dienstgeschäftes ohne physische Präsenz erfolgen kann, ist auch weiterhin auf die Durchführung einer Dienstreise zu verzichten.
Aktuelle Informationen zu Corona finden Sie auf der Corona-Webseite.
Ich freue mich, dass wir mit der Dienstvereinbarung zur Mobilen Arbeit die Bedürfnisse von vielen Beschäftigten unserer Universität aufgreifen und die Position der Universität Leipzig als attraktive Arbeitgeberin weiter stärken. Klar ist: Eine solche Dienstvereinbarung ist stets mit einer Abwägung verschiedener Interessenlagen und rechtlicher Vorgaben verbunden und wird möglicherweise nicht in allen Aspekten den Erwartungen der Beschäftigten gerecht. Ich bin dennoch zuversichtlich, dass wir einen geeigneten Rahmen für eine zukunftsorientierte Arbeitsorganisation zum Wohle unserer Universität und ihrer Mitglieder gefunden haben. Gerade in der aktuellen Pandemie-Situation wollen wir die Gesundheit und die privaten Herausforderungen unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter besonders im Blick behalten und gleichzeitig die Arbeitsfähigkeit unserer Universität sicherstellen. Mit den pandemiebedingten Sonderregelungen erhalten Sie zusätzlich zur Dienstvereinbarung den dafür notwendigen Spielraum. Ich bitte Sie deshalb herzlich darum, sich mit den neuen Regeln zur Mobilen Arbeit in Ruhe vertraut zu machen und bei Fragen auf Ihre Vorgesetzten oder die Ansprechpartner im Dezernat 3 Personal zuzugehen.
Mit freundlichen Grüßen
Birgit Dräger
Staff email 21/2020
Current information on the coronavirus situation / Service agreement on mobile work and special regulations due to the pandemic
Dear employees, dear colleagues, In this staff email I would like to inform you about employment regulations that will apply at our university from 1 November 2020.
The transitional phase offering more flexibility for working from home, which has been in place since 18 June 2020, will end on 31 October 2020. There will be a seamless transfer to an authorisation practice based on a service agreement on mobile work, with pandemic-related extensions.
WORK SITUATION from 1 November 2020
1. New service agreement on mobile work
On 1 November 2020, a new service agreement on mobile work at Leipzig University (DVMA) will come into effect. This marks the end of the pandemic-related transitional arrangements for working from home. The service agreement will initially be valid for a period of two years for testing purposes and can be viewed via the Department of Human Resources intranet site.
With the DVMA, regulations have been created which allow non-academic staff and, upon request, also the academic staff represented by the Staff Council (e.g. SHK, WHK, WMA), even beyond a pandemic situation, to agree mobile work arrangements with the responsible person in the institution under certain conditions, up to a maximum of 40 per cent of the contractually agreed working time. Mobile work does not require a telecommuting workstation and enables not only working from home. Rather, the employee may carry out their work – as previously agreed in writing with the employer – at any place of work outside Leipzig University. Mobile work can be arranged for a period of up to one year. Extensions are possible.
Please use the application form (DVMA Annex 1) and the model agreement (DVMA Annex 2) to apply for and conclude a mobile work agreement. You will find all forms on the Department of Human Resources intranet website.
Please note that due to the pandemic, the provisions of this service agreement will be modified by the special regulations on mobile work until 28 February 2021.
2. Coronavirus-related special regulations on mobile work in the period from 1 November 2020 to 28 February 2021
The following applies to non-academic staff:
Depending on the current colour of the coronavirus traffic light at Leipzig University, mobile work can also be agreed individually beyond the maximum scope regulated in the service agreement on mobile work and carried out within the above period.
GREEN and YELLOW (7-day incidence up to 34)
Employees regularly work on site, while mobile working should be the exception. The exceptional situations requiring full or partial mobile work in excess of 40 per cent of the employee’s contractually agreed working hours are:
- special health requirements, e.g. due to belonging to a risk group according to the RKI
- difficult care situations for relatives in care, care institutions and schools/after-school care
- work stations in offices for which the social distancing rules according to the Hygiene and Infectious Disease Concept cannot be observed.
In individual cases, there may be other exceptions that prevent staff from working on site. If you are uncertain, please contact your superior first. Decisions will be made by the respective head of the institution. The power of decision can be delegated to the person’s immediate superior.
AMBER (7-day incidence 35–49)
Mobile working of more than 40 % of the contractually agreed working time should not only be granted by the superior in exceptional situations. In this case, we recommend arranging mobile work for shorter periods of time so as to be able to respond if the coronavirus traffic light changes to red or back to yellow or green. For this purpose, please use the application form which differs from that of the DVMA and the model agreement available via the Department of Human Resources intranet site (link as above).
RED (7-day incidence >50)
Mobile working should be granted by the superior, with working on site permitted only in exceptional cases. In this case too, we recommend arranging mobile work for shorter periods of time so as to be able to respond if the coronavirus traffic light changes to red or back to yellow or green. For this purpose, please use the application form which differs from that of the DVMA and the model agreement available via Department of Human Resources intranet site (link as above).
The following applies to academic staff:
Academic staff have the option of either agreeing to participate in the service agreement on mobile work or, independently of the service agreement, agreeing on mobile work – taking into account the coronavirus traffic light system at Leipzig University. In the latter case, please use the model form for future agreements concerning pandemic-related mobile work for academic staff, which you will also find on the Department of Human Resources intranet site.
3. Contact person
To answer questions on mobile work, Dr Anders, Head of the Department of Human Resources, will offer an online consultation hour on 27 October 2020 from 10am to 11.30am and on 28 October 2020 from 3pm to 4.30 pm, where questions will be answered and included in the FAQ.
- link to the meeting on 27 October from 10am to 11.30am
- hLink to the meeting on 28 October from 3pm to 4.30pm
You can also find FAQs on mobile work, which are regularly updated, on the Department of Human Resources intranet site. Section 31 Department Head, Dr Alexander Ciesek (tel.: 33003, email alexander.ciesek(at)zv.uni-leipzig.de) and his colleague Ms Anke Lindner (tel.: 33015, email anke.lindner(at)zv.uni-leipzig.de) are also available at the Department of Human Resources as contact persons for problems involving mobile work.
RULES ON WORKING HOURS
The following applies in the period from 1 November 2020 to 28 February 2021:
Employees with fixed working hours and on flexitime:
Staff may also work until 1pm on Saturdays, subject to approval by their superior, but not on public holidays.
Employees on flexitime:
- Time off in lieu for more than two days per month is possible.
- Up to 80 negative hours at the end of the month are possible (full-time employees). The same principle applies pro rata for part-time employees.
- The core and minimum working hours on site are currently suspended.
Further regulations, especially regarding software booking for mobile work and the handling of negative hours at the end of the year, are contained in the staff email sent by the Department of Human Resources to all flexitime employees on 19 October 2020.
BUSINESS TRIPS
For business trips, the following regulations apply until further notice:
The Deans and heads of departments are generally allowed to send members of staff on business trips within Germany.
Business trips outside Germany are also permitted in individual cases. In such cases, the Rector still reserves the right to decide on whether to grant an exception.
Business trips should be carried out responsibly, with due consideration for the circumstances and only if absolutely necessary. Business trips are still not permitted if the official business can be carried out without the person’s physical presence.
You can find current the latest coronavirus updates at information-about-coronavirus.
I am pleased that with the service agreement on mobile work we are addressing the needs of many employees at our university and further strengthening the position of Leipzig University as an attractive employer. Such a service agreement does of course always involve a balancing of different interests and legal requirements and may not meet employees’ expectations in all respects. Nevertheless, I am confident that we have found a suitable framework for a forward-looking approach to organising our work for the benefit of our university and its staff and students. Particularly in the current pandemic situation, we want to keep a close eye on the health and personal challenges of our employees and, at the same time, ensure the University’s ability to function. In addition to the new service agreement, the pandemic-related special regulations give you the extra leeway you may well need. I would therefore ask you to take your time to familiarise yourself with the new rules on mobile work and to contact your superior or the contact persons at the Department of Human Resources if you have any questions.
With kind regards,
Birgit Dräger