Nachweisgesetz

Geltungsbereich

Das Nachweisgesetz (NachwG) gibt es bereits seit 1995. Darin werden Arbeitgeber dazu verpflichtet, die wesentlichen Bedingungen von Arbeitsverträgen schriftlich niederzulegen – auch wenn nur ein mündlicher Vertrag oder eine mündliche Vereinbarung geschlossen wurden. Mit der Anpassung des Gesetzes zum 1. August 2022 wurden Vorgaben der EU-Richtlinie über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen (Richtlinie (EU) 2019/1152) in nationales Recht umgesetzt.

Die im NachwG festgelegten Vorgaben betreffen sowohl neue als auch bereits bestehende Arbeitsverhältnisse. Sie liefern lediglich einen Überblick über die wesentlichen Vertragsbedingungen geschlossener bzw. bereits geltender Arbeitsverträge und stellen keine Änderung bestehender Arbeitsverträge dar.

Diese Bedingungen sind nach § 2 Abs. 1 Satz 2 NachwG mindestens:

1. Name und die Anschrift der Vertragsparteien (Arbeitgeber und Arbeitnehmer:in),
2. der Arbeitsort oder, falls der:die Arbeitnehmer:in nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, dass der:die Arbeitnehmer:in an verschiedenen Orten beschäftigt werden oder seinen Arbeitsort frei wählen kann,
3. Informationen (Charakterisierung oder Beschreibung) zur Tätigkeit, ihrem Beginn und einer eventuellen Probezeit,
4. die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen,
5. sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen und Vergütung,
6. die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung,
7. bei befristeten Arbeitsverhältnissen: das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses,
8. bei Arbeit auf Abruf nach § 12 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes:
   • die Vereinbarung, dass der:die Arbeitnehmer:in seine Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen hat,
   • die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden,
   • der Zeitrahmen, bestimmt durch Referenztage und Referenzstunden, der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist, und
   • die Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit im Voraus mitzuteilen hat,
9. die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs,
10. ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung,
11. wenn der Arbeitgeber dem:der Arbeitnehmer:in eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, Name und Anschrift dieses Versorgungsträgers; (diese Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist),
12. das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer:in einzuhaltende Verfahren, mindestens die Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage,
13. ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen.

Zusätzliche Dokumentationsanforderungen sind für nicht nur kurzfristige Auslandstätigkeiten oder Entsendungen im Sinne der Entsenderichtlinie festgelegt.

Der Nachweis ist auf Papier niederzulegen und arbeitgeberseitig im Original zu unterzeichnen. Eine elektronische oder mündliche Form sind für den Nachweis ausgeschlossen. Hinweise auf kollektivrechtliche Regelungen wie Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen können die Informationspflicht des Arbeitgebers ersetzen. Sie müssen dem Beschäftigten aber zum Beispiel als Aushang oder in einem Intranet zugänglich gemacht werden. Wenn eine gesetzliche Regelung (zum Beispiel bei Urlaub oder Kündigung) maßgebend ist, kann auf diese verwiesen werden.

 

Bei neuen Arbeitsverhältnissen, beginnend ab dem 1. August 2022, gelten für die Mitteilung in jeweils in einem schriftlichen Dokument folgende Fristen:

1. Spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung: Name und Anschrift der Vertragsparteien, Angaben zum Arbeitsentgelt und zur Arbeitszeit (§ 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1, 7 und 8 NachwG)
2. Spätestens am siebten Kalendertag nach dem Beginn des Arbeitsverhältnisses: Insbesondere Zeitpunkt des Beginns, Angaben zur Befristung, zum Arbeitsort, Beschreibung der Tätigkeit, Dauer einer Probezeit (§ 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 2 bis 6, 9 und 10 NachwG
3. Spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses: Die übrigen notwendigen Angaben nach dem Nachweisgesetz (§ 2 Satz 2 NachwG).

 

 

Bereits vor dem 1. August 2022 beschäftigte Arbeitnehmer:innen können von ihrem Arbeitgeber verlangen, dass sie über die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich unterrichtet werden. Hierfür sind vom Arbeitgeber nachfolgend benannte Fristen einzuhalten:

1. Spätestens am siebten Kalendertag nach Zugang der Aufforderung: Insbesondere Name und Anschrift der Vertragsparteien, Angaben zum Arbeitsentgelt und zur Arbeitszeit, Zeitpunkt des Beginns, Angaben zur Befristung, zum Arbeitsort, Beschreibung der Tätigkeit, Dauer einer Probezeit (§ 2 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 bis 10 NachwG)
2. Spätestens einen Monat nach Zugang der Aufforderung: die übrigen notwendigen Angaben nach dem Nachweisgesetz (§ 2 Satz 2 NachwG)

Die Aufforderung des Arbeitnehmers ist gesetzlich nicht an eine bestimmte Form gebunden, zur geeigneten Nachweisbarkeit empfiehlt sich dabei mindestens die Textform (z. B. via E-Mail). 

Soweit eine früher ausgestellte Niederschrift oder ein schriftlicher Arbeitsvertrag die erforderlichen Angaben bereits enthält, entfällt die Nachweispflicht des Arbeitgebers. Bei Verstößen des Arbeitgebers gegen die Nachweisverpflichtungen drohen empfindliche Sanktionsmöglichkeiten durch die Aufsichtsbehörden.

Eine Änderung des Arbeitsvertrages ist grundsätzlich weiterhin nur im beidseitigen Einvernehmen oder, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, mittels Änderungskündigung möglich. Eine Änderung der wesentlichen Vertragsbedingungen ist dem Arbeitnehmer zudem spätestens an dem Tag, an dem sie wirksam wird, schriftlich mitzuteilen. Davon ausgenommen sind Änderungen gesetzlicher Vorschriften, Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen.