zu „Stellenausschreibungen”

Büro des Kanzlers

Teamassistenz (m/w/d)

Leipzig SN DE

Stellenausschreibung vom Kennziffer: 105/2024

Die 1409 gegründete Universität Leipzig gehört zu den großen, forschungsstarken und medizinführenden Universitäten in Deutschland. Mit ihren rund 30.000 Studierenden und mehr als 5.000 Beschäftigten in 14 Fakultäten prägt sie das Leben in der weltoffenen Stadt Leipzig. Die Universität Leipzig bietet ein dynamisches und international geprägtes Arbeitsumfeld sowie attraktive und vielfältige Arbeitsmöglichkeiten in Forschung, Lehre und Verwaltung.

Im Büro des Kanzlers ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle einer Teamassistenz zu besetzen. Als kommunikatives Organisationstalent mit dem Gespür für Handlungsnotwendigkeiten und Prioritäten unterstützen Sie den Kanzler und die Mitarbeitenden des Kanzlerbüros engagiert im zunehmend digital organisierten Tagesgeschäft sowie bei strategischen Projekten.

Stellenmerkmale

  • unbefristet
  • 100 % einer Vollbeschäftigung 
  • vorgesehene Vergütung: Entgeltgruppe 9a TV-L

Aufgaben 

  • Sie unterstützen in allen administrativen und operativen Aufgaben und erledigen allgemeine Verwaltungsaufgaben.
  • Als erste Ansprechperson für die Mitarbeitenden und Externe koordinieren Sie die Anfragen an das Büro des Kanzlers über unterschiedliche Zugangskanäle und sorgen dafür, dass alle Anliegen zeitgerecht bearbeitet werden.
  • Sie planen und koordinieren Termine und (virtuelle) Besprechungen inklusive Agenda und Protokollführung.
  • Sie kümmern sich um die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie die Nachverfolgung von Beschlüssen.
  • Sie arbeiten bei unterschiedlichen Projekten mit: als Schnittstelle zwischen dem Büro des Kanzlers und dem Projektteam sorgen Sie für eine reibungslose Kommunikation, unterstützen bei der Erstellung von Präsentationsunterlagen und Berichten, koordinieren Zuarbeiten, bereiten Daten auf und erstellen Präsentationen. 
  • Sie haben den Überblick über das Budget des Kanzlerbüros und zugeordneter Kostenstellen, einschließlich der Rechnungsbearbeitung und -prüfung.
  • Sie bereiten personalrelevante Vorgänge vor.
  • Sie planen und organisieren die Dienstreisen des Kanzlers, inklusive der Vorbereitung der Abrechnung der Reisekosten.
  • Sie empfangen und betreuen die Gäste des Kanzlers.

Voraussetzungen 

  • Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich oder eine mindestens gleichwertige einschlägige Qualifikation.
  • Sie verfügen über gute Kenntnisse der Verwaltungsabläufe und relevanter Rechtsgrundlagen.
  • Sie bringen mehrjährige einschlägige Berufserfahrung mit.
  • Sie haben sehr gute Kenntnisse im Umgang mit moderner Büro- und Kommunikationssoftware, insbesondere in den MS-Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
  • Sie haben Freude an der Digitalisierung administrativer Prozesse.
  • Sie arbeiten gern im Team und sind in der Lage, sich selbst und ein ganzes Büro zu organisieren. Auch wenn es mal hektisch wird, behalten Sie den Überblick.
  • Sie haben ein freundliches und lösungsorientiertes Auftreten.

Wir bieten

  • flexible Arbeitszeiten sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf
  • eine zielgerichtete Personalentwicklung in allen Phasen Ihres Berufslebens mit Weiterbildungsmöglichkeiten
  • eine betriebliche Altersvorsorge

  • ein vergünstigtes Personennahverkehrsticket (z. B. das Deutschlandticket als Jobticket)

 

Ihre Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte mit den üblichen Unterlagen unter Angabe der Kennziffer 105/2024 bis 15. Juli 2024 (Fristverlängerung) ausschließlich als PDF-Datei per E-Mail. 

Bitte beachten Sie, dass Gefährdungen der Vertraulichkeit und der unbefugte Zugriff Dritter bei einer Kommunikation per unverschlüsselter E-Mail nicht ausgeschlossen werden können.

Vorstellungskosten werden nicht übernommen.

 

Bewerbungsschluss:

Hinweise zum Datenschutz

Eine Bewerbung und damit die Zusendung der für eine Bewerbung üblichen Unterlagen erfolgt freiwillig. Ihre in den Bewerbungsunterlagen enthaltenen bzw. ggf. im Bewerbungsgespräch erlangten personenbezogenen Daten werden von der Universität Leipzig – hier der ausschreibenden Dienststelle – ausschließlich zum Zwecke des Auswahlverfahrens für diese hier ausgeschriebene Stelle verarbeitet und, sofern nicht im Einzelfall ausdrücklich eingewilligt wird, nicht an Dritte weitergegeben. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist § 11 Abs. 1 Sächsisches Datenschutzdurchführungsgesetz i. V. m. EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO). Verantwortlich für das Bewerbungsverfahren ist der in dieser Ausschreibung angegebene Adressat der Bewerbung.

Ihre personenbezogenen Daten werden für sechs Monate nach Beendigung des Einstellungsvorgangs gespeichert und danach gelöscht bzw. datenschutzgerecht vernichtet. Die Einwilligung kann verweigert oder mit Wirkung auf die Zukunft ohne Angabe von Gründen widerrufen werden. In diesen Fällen ist eine Bearbeitung der Bewerbung durch die Universität Leipzig und damit eine Berücksichtigung im Bewerbungsverfahren nicht oder nicht mehr möglich. Nach der DS-GVO stehen Ihnen gegenüber dem Adressaten der Bewerbung bei Vorliegen der entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu: Auskunftsrecht (Art. 15 DS-GVO), Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten (Art. 16 DS-GVO); Datenlöschung (Art. 17 DS-GVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) und Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO). Bei Fragen können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten der Universität Leipzig (dienstansässig: Augustusplatz 10, 04109 Leipzig) wenden. Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Sächsischen Datenschutzbeauftragten.