Außerdem stellte Anne Vorpagel die Entwicklung der Erasmus+ Studienaufenthalte seit dem Studienjahr 2018/19 vor. Dabei wurde schnell deutlich, dass es um die postpandemische Mobilität der UL-Studierenden mehr als gut bestellt ist: So war 2021/22 im Hinblick auf die Anzahl an Erasmus+ Studienaufenthalten an acht der insgesamt 14 Fakultäten der UL das erfolgreichste Studienjahr im Vergleich zu den vorherigen dreien. Spitzenreiter ist dabei die Fakultät für Philologie mit insgesamt 156 Erasmus+ Auslandsaufenthalten von UL-Studierenden im Studienjahr 21/22. Zusätzlich ist die Fakultät bei Erasmus+ Studierenden aus dem Ausland sehr beliebt: So studierten in den letzten vier Studienjahren mit 864 insgesamt 60 Prozent aller Erasmus+ Studierenden, die für einen Studienaufenthalt an die UL kamen, an der Fakultät.
Um den administrativen Aufwand zu bewältigen, den diese hohe Zahl von internationalen Austauschstudierenden generiert, ist die Digitalisierung der Erasmus+ Arbeitsabläufe zwingend notwendig. An der Fakultät für Sozialwissenschaften und Philosophie wurde dazu ein Modellprojekt umgesetzt, das Carmen Stieler und Sebastian Faber, die für die Studienkoordination an der Fakultät zuständig sind, auf dem Erasmus+ Jahrestreffen vorstellten: „Durch die digitale Moduleinschreibung internationaler Austauschstudierender, die wir in Zusammenarbeit mit Maximilian Preuß vom Dezernat 2 umgesetzt haben, können Incoming-Studierenden nun endlich komplett digital erfasst werden. Genau wie unsere UL-Studierenden nehmen sie an der Moduleinschreibung teil, ‚existieren‘ dadurch im System und müssen nicht mehr mit Zetteln nach dem Semesterstart in die einzelnen Lehrveranstaltungen laufen, um zu fragen, ob sie noch mit aufgenommen werden können“, erklärt Sebastian Faber. Auch im Hinblick auf das Transcript of Records – also der Datenabschrift, die die Studierenden an ihrer Heimatuniversität vorlegen müssen – ergibt sich so ein großer Vorteil: „Das Ausstellen des Dokuments führte zu einem hohen zeitlichen Aufwand, da es für alle Austauschstudierenden händisch in Word erstellt werden musste. Durch die digitale Moduleinschreibung kann es jetzt mit einem Knopfdruck automatisch ausgegeben werden“, so Faber weiter.
Den Anstoß für diesen wichtigen Schritt in Richtung digitalisierter Erasmus+ Arbeitsabläufe gab damals Dr. Stephanie Bremerich, die Erasmus+ am Institut für Germanistik, Philologische Fakultät, koordiniert und im Rahmen der manuellen Erfassung der Erasmus+ Austauschstudierenden an ihre Grenzen geriet: „Damals gab ich unseren Dozierenden ausgedruckte Listen, in denen sie die Incomings ihrer Lehrveranstaltungen eintragen sollten, die ich dann später wieder einsammelte, auswertete und in eine Excel-Tabelle übertrug. Das hat extrem viel Zeit gekostet und trotzdem nur zu Näherungswerten hinsichtlich der Anzahl an Austauschstudierenden geführt“, erklärt sie. Ihrer Meinung nach wäre es optimal, wenn sich in der nächsten Zeit so viele Fakultäten wie möglich der digitalen Moduleinschreibung von Austauschstudierenden anschließen würden. „So hätten wir eine faire Verteilung der Austauschstudierenden auf die einzelnen Lehrveranstaltungen und durch die Verbindlichkeit gewählter Module auch für die Dozierenden mehr Transparenz“, zählt Bremerich die Vorteile dieses wichtigen Digitalisierungsschrittes auf.
Die einzelnen Digitalisierungsschritte im Rahmen der Erasmus+ Administration waren dann auch Thema des zweiten Teils des Jahrestreffens. So konnten die Teilnehmenden in Themen-Werkstätten zu „digitaler Moduleinschreibung“, zur „Online-Registrierung für Erasmus+ Studienaufenthalte“ oder zu “digitalen Inter-Institutionellen Erasmus+ Vereinbarungen“ wichtige Informationen für ihren Arbeitsalltag erhalten und gemeinsam die Umsetzung dieser digitalisierten Abläufe diskutieren.
Den Ausklang des diesjährigen Treffens bildete anschließend ein sommerliches Beisammensein im Garten der Villa Tillmanns und zwar ganz analog bei guten Gesprächen.
